Số chứng thực là gì? Sổ chứng thực và cách ghi số chứng thực?

Hiện nay, các văn bản pháp luật hiện hành không đưa ra một định nghĩa cụ thể về chứng thực tuy nhiên thông qua các văn bản pháp luật liên quan, chúng ta có thể hiểu cơ bản như sau: chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho các yêu cầu, giao dịch dân sự của người có yêu cầu chứng thực, thông qua đó giúp đảm bảo tính chính xác, hợp lệ và hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao dịch, và hoạt động giao dịch.

Với sự phát triển của đất nước và nhận thức được tầm quan trọng cũng như xác định rõ vai trò của công tác chứng thực đối với nền kinh tế – xã hội, trong những năm qua, công tác chứng thực luôn được các cấp, các ngành của Đảng và Nhà nước ta quan tâm và đưa ra các chỉ đạo cụ thể. Bài viết dưới đây Luật Dương Gia sẽ giúp người đọc tìm hiểu về số chứng thực, sổ chứng thực là gì và cách ghi số chứng thực theo quy định của pháp luật.

Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật qua điện thoại: 1900.6568

1. Chứng thực:

1.1. Chứng thực là gì?

Chứng thực được hiểu cơ bản là việc chứng nhận tính xác thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký hoặc hợp đồng, giao dịch của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, từ đó nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể trong các quan hệ pháp luật.

Qua định nghĩa nêu trên, ta nhận thấy chứng thực xác nhận tính chính xác, hợp pháp của văn bản, giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký về mặt hình thức.

1.2. Phân loại chứng thực:

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16 tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, quy định về chứng thực bao gồm các loại cụ thể sau đây:

– Thứ nhất là chứng thực bản sao từ bản chính: việc chứng thực bản sao từ bản chính được hiểu là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

– Thứ hai là chứng thực chữ ký: việc chứng thực chữ ký được hiểu là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

– Cuối cùng là chứng thực hợp đồng, giao dịch: được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch và năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Xem thêm: Sao y bản chính là gì? Thẩm quyền, thủ tục chứng thực và sao y bản chính?

1.3. Các cơ quan có thẩm quyền chứng thực:

Theo quy định của pháp luật hiện hành, các cơ quan có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực bao gồm:

– Thứ nhất, phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc cấp tỉnh có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực sau đây:

+ Chứng thực các bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài hay các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.

+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

– Thứ hai, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực sau đây:

Xem thêm: Thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định mới nhất 2022

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai.

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở.

+ Chứng thực di chúc.

+ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.

+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.

Xem thêm: Photo công chứng giấy tờ tuỳ thân ở đâu? Lệ phí chứng thực giấy tờ?

– Thứ ba, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực sau đây:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

1.4. Giá trị của văn bản chứng thực:

Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, đối với mỗi văn bản chứng thực sẽ giá trị pháp lý, cụ thể như sau:

– Thứ nhất: Giá trị pháp lý đối với bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

– Thứ hai: Giá trị pháp lý đối với chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, sẽ là căn cứ để xác định trách nhiệm cảu người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

– Thứ ba: Giá trị pháp lý đối với các hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Xem thêm: Chứng thực các văn bản, giấy tờ có tiếng nước ngoài ở đâu?

2. Số chứng thực là gì? Sổ chứng thực và cách ghi số chứng thực?

2.1. Sổ chứng thực:

Sổ chứng thực được dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm.

Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

2.2. Số chứng thực:

Số chứng thực là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu loại việc chứng thực.

Số thứ tự trong sổ chứng thực phải ghi liên tục từ số một cho đến hết năm, trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi từ số một.

Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau thì trường hợp chứng thực đầu tiên của năm sau sẽ ghi bắt đầu từ số 01, không được lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của năm trước.

Số ghi trong văn bản chứng thực là số tương ứng với số chứng thực đã ghi trong sổ chứng thực.

Lưu ý: Trong trường hợp các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chứng thực thì phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Xem thêm: Có thể chứng thực giấy tờ tại Phòng công chứng không?

Vào định kỳ hàng tháng, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai; đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm thì ghép chung thành một sổ chứng thực theo từng loại việc chứng thực đã thực hiện trong một năm.

Việc lập sổ, ghi số chứng thực và khóa sổ được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

2.3. Cách ghi số chứng thực:

Theo Điều 4 Thông tư 01/2020/TT-BTP đã quy định cụ thể cách ghi số chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng như sau:

– Số chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.

Cụ thể: Khi các chủ thể yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính các loại giấy tờ: chứng minh nhân dân của đối tượng đó, chứng minh nhân dân mang tên vợ (chồng) của đối tượng đó và sổ hộ khẩu của hộ gia đình đối tượng đó thì khi lấy số chứng thực, bản sao chứng minh nhân dân mang tên đối tượng nêu trên được ghi một số, bản sao chứng minh nhân dân mang tên vợ (chồng) của đối tượng đó được ghi một số và bản sao sổ hộ khẩu của hộ gia đình đối tượng đó được ghi một số. Như vậy, cơ quan thực hiện chứng thực sẽ lấy ba số chứng thực khác nhau cho ba loại giấy tờ nêu trên.

– Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.

Cụ thể: Khi có đối tượng yêu cầu chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và giấy ủy quyền nhận lương hưu, thì phải ghi thành hai số chứng thực khác nhau. Một số đối với chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và một số đối với chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận lương hưu.

Ngoài ra, khi có chủ thể yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch đối với ba loại giấy tờ sau đây: bản dịch hộ chiếu, bản dịch thư mời hội nghị và bản dịch hợp đồng. Mỗi loại bản dịch phải ghi một số chứng thực khác nhau. Trong trường hợp này, Phòng Tư pháp sẽ lấy ba số chứng thực, không được ghi gộp ba việc thành một số chứng thực cho một người.

Xem thêm: Bản sao giấy tờ công chứng chứng thực có giá trị thời hạn bao lâu?

– Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng.

Cụ thể: Khi có hai đối tượng yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và chứng thực hợp đồng cho thuê cửa hàng. Trong trường hợp này phải lấy một số chứng thực cho hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và một số chứng thực khác cho hợp đồng thuê cửa hàng.

Bài viết được thực hiện bởi: Thạc sỹ Đinh Thùy Dung

Chức vụ: Trưởng phòng Pháp lý

Lĩnh vực tư vấn: Dân sự, Đất đai, Hôn nhân

Trình độ đào tạo: Thạc sỹ Luật kinh tế

Số năm kinh nghiệm thực tế: 07 năm

Tổng số bài viết: 13.720 bài viết

Chứng thư bảo lãnh là gì? Nội dung của chứng thư bảo lãnh? Quy trình bảo lãnh ngân hàng? Rủi ro chứng thư bảo lãnh gồm những gì?

Thích ứng chất béo là gì? Sự khác biệt của thích ứng chất béo so với đa ceton? Dấu hiệu và triệu chứng của thích ứng chất béo? Các tác dụng phụ của chế độ ăn keto?

Nội dung chi tiết, file tải về (download) và hướng dẫn tra cứu chi tiết văn bản: Công văn 2423/UBND-NC hướng dẫn công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh Cao Bằng do Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng ban hành

Nội dung chi tiết, file tải về (download) và hướng dẫn tra cứu chi tiết văn bản: Công văn 1203/QLCL-CL1 về báo cáo hoạt động cấp giấy chứng thư cho lô hàng thủy sản xuất khẩu vào EU do Cục Quản lý chất lượng nông lâm sản và thủy sản ban hành

Nội dung chi tiết, file tải về (download) và hướng dẫn tra cứu chi tiết văn bản: Công văn 3188/BTP-BTTP về chuyển giao chứng thực hợp đồng, giao dịch từ UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng do Bộ Tư pháp ban hành

Nội dung chi tiết, file tải về (download) và hướng dẫn tra cứu chi tiết văn bản: Công văn 3061/BNN-KHCN về cấp chứng thư số (chữ ký số) do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành

Nội dung chi tiết, file tải về (download) và hướng dẫn tra cứu chi tiết văn bản: Công văn 04/HTQTCT-HT năm 2013 hướng dẫn vướng mắc trong công tác đăng ký hộ tịch tỉnh Bắc Giang do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành

Nội dung chi tiết, file tải về (download) và hướng dẫn tra cứu chi tiết văn bản: Công văn 01/HTQTCT-HT năm 2013 hướng dẫn Nghị định 24/2013/NĐ-CP do Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực ban hành

Nội dung chi tiết, file tải về (download) và hướng dẫn tra cứu chi tiết văn bản: Công văn 487/XNK-XXHH năm 2013 chứng thư C/O mẫu E do Cục Xuất nhập khẩu ban hành

Nội dung chi tiết, file tải về (download) và hướng dẫn tra cứu chi tiết văn bản: Công văn 15/QLCL-CL1 năm 2014 mẫu chứng thư mới cho lô hàng thủy sản xuất khẩu vào Braxin do Cục Quản lý Chất lượng Nông lâm sản và Thủy sản ban hành

Khái niệm, Chức năng của Sở Xây dựng? Các thuật ngữ tiếng Anh? Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở xây dựng? Các quy định pháp luật?

Thạc sĩ là gì? Điều kiện học thạc sĩ tiếng Anh là gì? Điều kiện học thạc sĩ? Quy định về tổ chức tuyển sinh đào tạo sinh thạc sĩ?

Khái niệm tội phạm? Tội phạm công nghệ cao là gì? Tội phạm công nghệ cao tiếng Anh là gì? Đặc điểm của tội phạm công nghệ cao?

Công đoàn bộ phận là gì? Thuật ngữ tiếng Anh? Chức năng nhiệm vụ của công đoàn bộ phận? Vai trò của Công đoàn bộ phận là gì?

Vi phạm an toàn giao thông là gì? Các thuật ngữ tiếng Anh? Dấu hiệu vi phạm an toàn giao thông? Các chế tài xử lý vi phạm pháp luật giao thông?

Các quy định pháp luật? Các thuật ngữ tiếng Anh? Hướng dẫn áp dụng định mức chi phí tư vấn đầu tư xây dựng?

Định chế là gì? Các thuật ngữ tiếng Anh? Các loại định chế? Mối quan hệ giữa định chế và chế định? Ví dụ về định chế?

Tham gia giao thông bằng xe đạp? Các thuật ngữ tiếng Anh? Người điều khiển xe đạp được chở bao nhiêu người? Các quy định khi điều khiển xe đạp? Xử phạt người đi xe đạp vi phạm pháp luật?

Phép lặp là một cách lặp lại một từ, cụm từ hay cấu trúc ở các câu tiếp theo. Nhờ vậy mà các nội dung truyền tải có tính kết nối, liên quan mật thiết với nhau. Cũng nhờ vậy mà tạo ra sự sinh động, liệt kê và nhấn mạnh các đối tượng nhắc […]

Nhận định về quyền im lặng? Quyền im lặng tiếng Anh là gì? Mặt tích cực của quyền im lặng? Mặt tiêu cực của quyền im lặng?

Chia doanh nghiệp là gì? Thủ tục, trình tự chia công ty?

Quy định của pháp luật về tách công ty? Thủ tục, trình tự tách doanh nghiệp?

Quy định về hồ sơ giáo viên? Các thuật ngữ tiếng Anh? Mẫu biên bản kiểm tra hồ sơ giáo viên hàng tháng mới nhất? Hướng dẫn viết biên bản?

Khái quát về mệnh giá? Quy định về mệnh giá cổ phần khi thành lập công ty?

Lai dắt tàu biển là gì? Điều kiện kinh doanh dịch vụ lai dắt tàu biển? Một số quy định về tàu biển Việt Nam theo Luật hàng hải?

Khái quát về tai nạn đâm va? Một số nguyên nhân dẫn đến tai nạn đâm va trong hàng hải?

Tranh chấp hàng hải là gì? Giải quyết tranh chấp hàng hải?

Hiện trường là gì? Hiện trường tiếng Anh là gì? Phân loại hiện trường? Ý nghĩa của hiện trường trong công tác điều tra?

Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư là gì? Quy định về giấy chứng nhận đầu tư?

Khái quát chung về hợp đồng hợp tác kinh doanh? Văn phòng điều hành trong hợp đồng BCC?